اصول ایزو9001

بخش 1: محدوده

یک سیستم مدیریت کیفیت در درجه اول برای افزایش رضایت مشتری در نظر گرفته شده است. این کار را از طریق اعمال فرآیندهایی که توسط شما برای عملیات شما ضروری است و همچنین فرآیندهای تعیین شده توسط استاندارد برای بهبود مستمر انجام می دهد. هدف QMS اطمینان از انطباق با الزامات مشتری و الزامات قانونی قابل اجرا است.

هدف این است که همه الزامات (بند) استاندارد صرف نظر از اندازه و ماهیت سازمانی که QMS را اجرا می کند قابل اجرا باشد. چه محصول یا خدماتی ارائه دهید یا ترکیبی از هر دو.

مواقعی وجود دارد که برخی از بندها ممکن است غیرقابل اجرا شوند. به عنوان مثال، در جایی که هیچ گونه فعالیت طراحی و توسعه انجام نمی دهید یا جایی که قابلیت ردیابی اندازه گیری، یا هر گونه کالیبراسیون بعدی تجهیزات، بخشی از محصول یا خدمات شما نیست. این موارد قبلاً به عنوان «استثنا» نامیده می شدند، اما در اینجا انتظار می رود که توجیهی در مورد اینکه چرا این بند به جای اینکه صرفاً از QMS حذف شود، غیرقابل اجرا تلقی می شود، ارائه شود.

 

2 -مراجع هنجاری

"مراجع هنجاری" به سادگی به معنای هر سند دیگری است که در استاندارد سیستم مدیریت ارجاع داده شده است. در مورد ISO 9001، ارجاعات زیادی به ISO 9000 - سیستم های مدیریت کیفیت - مبانی و واژگان وجود دارد.

این سند مفاهیم کلیدی را توضیح می دهد و اصطلاحات اصلی مورد استفاده در ISO 9001:2015 را تعریف می کند. در حالی که خرید ISO 9000:2015 در کنار ISO 9001:2015 اجباری نیست، می تواند در درک کامل هدف QMS و ایجاد و پیاده سازی سیستم منحصر به فرد شما ارزشمند باشد.

در سرتاسر استاندارد این فرض وجود دارد که هر اصطلاح استفاده شده بر اساس تعریف آن که در ISO 9000:2015 توضیح داده شده است، درک می شود.

 

بخش 3: اصطلاحات و تعاریف

اصطلاحات و تعاریف استفاده شده در ISO 9001:2015 مستقیماً از ISO 9000:2015 - سیستم های مدیریت کیفیت - مبانی و واژگان گرفته شده است.

اصطلاحات کلیدی مورد استفاده در استاندارد عبارتند از:

"محصول" - این نتیجه یک فرآیند است و ممکن است شامل خدمات یا مشاوره باشد. این در اصل همان چیزی است که شما به مشتری ارائه می دهید.

"فرآیند" - مجموعه ای از فعالیت های مرتبط یا متقابل است که از ورودی ها برای ارائه خروجی ها استفاده می کند. فرآیندها نحوه عملکرد شما به صورت روزانه است.

"طرف ذینفع" - شخص یا سازمانی است که می تواند بر تصمیمات یا فعالیت های شما تأثیر بگذارد، تحت تأثیر قرار گیرد یا خود را تحت تأثیر قرار دهد.

"ریسک" - اثر عدم اطمینان است. این می تواند برای هر حوزه ای از عملیات نه فقط ریسک های مالی اعمال شود.

"تفکر مبتنی بر ریسک" - در مورد برنامه ریزی اهداف و اقدامات شما با در نظر گرفتن خطرات شناخته شده و اثرات بالقوه آنها است. وضعیت ایده آل این است که احتمال یا تأثیر نتایج ناخواسته را به حداقل برسانیم.

"هدف" - نتیجه ای است که باید به آن رسید. اهداف باید SMART - خاص، قابل اندازه گیری، دست یافتنی، واقعی و به موقع باشند.

«ارائه‌دهنده خارجی» - هر ارائه‌دهنده فرآیندها، محصولات یا خدمات خارجی است. این نه تنها شامل تامین‌کنندگان مستقیم مواد شما می‌شود، بلکه شامل هر کسی می‌شود که فرآیندها یا قطعات را به آنها برون‌سپاری می‌کنید

از فرآیندها به عنوان مثال، خدمات تماس با مشتری برون سپاری شده است.

"اطلاعات مستند" - هر سند، سابقه یا اطلاعات دیگری است که برای عملیات فرآیندها ضروری است یا توسط سیستم مدیریت کیفیت مورد نیاز است. این می‌تواند شامل عکس‌ها، نمودارها، فیلم‌ها، نقشه‌های فرآیند، روش‌های عملیاتی استاندارد باشد و می‌تواند روی هر رسانه‌ای مانند کاغذ یا الکترونیک باشد.

"ممیزی" - ارزیابی سیستماتیک از رعایت یا عدم رعایت فرآیندها و اینکه آیا آن فرآیندها الزامات استاندارد را برآورده می کنند یا خیر.

"اقدام پیشگیرانه" - اقدامی است که برای جلوگیری از عدم انطباق بالقوه یا سایر اثرات نامطلوب انجام می شود. این معمولا بخش بزرگی از فرآیند برنامه ریزی است و با فعالیت هایی مانند نقشه برداری فرآیند، تجزیه و تحلیل SWOT و ارزیابی ریسک کمک می کند.

"اقدام اصلاحی" - اقدامی است که برای تصحیح یک اشتباه یا عدم انطباق و مقابله با هرگونه پیامد انجام می شود. همچنین باید از عود مشکل یا هر مشکل احتمالی دیگری جلوگیری کند.

هنگامی که اسناد سیستم مدیریت کیفیت خود را می نویسید، نیازی به استفاده از این عبارات دقیق ندارید. با این حال، اگر بتوانید اصطلاحاتی را که استفاده کرده اید تعریف کنید، به روشن شدن معنا و قصد کمک می کند. ارائه یک واژه نامه در اسناد سیستم شما ممکن است مفید باشد.

بخش 4: زمینه سازمان ها

اصول مدیریت کیفیت همواره در نظر گرفته شده است که رویکردی جامع به تمرکز بر مشتری داشته باشد. کنترل کیفیت به طور کلی فقط کارهای انجام شده را بررسی می کند. هدف تضمین کیفیت این است که مطمئن شود آنچه انجام شده برای اولین بار درست است.

مدیریت کیفیت از اصولی که در بالا توضیح داده شده در مقدمه استفاده می‌کند تا دیدی «تصویری بزرگ‌تر» از عملیات کسب‌وکار ارائه دهد تا اطمینان حاصل شود که کیفیت از ابتدا و در همه زمینه‌ها، نه فقط تولید یا ارائه خدمات، ساخته شده است. درک هدف و جهت گیری استراتژیک سازمان شما برای اینکه بتوانید نیازهای مشتری و منابع مورد نیاز برای دستیابی به اهداف تجاری خود را تعیین کنید، کلیدی است.

 

بخش 5: رهبری

ویرایش های قبلی ISO 9001 به مدیریت اشاره داشت. ISO 9001:2015 در مورد رهبری صحبت می کند. رهبری در این زمینه به معنای مشارکت فعال با QMS، همسو کردن اهداف آن با استراتژی کلی کسب‌وکار و ترویج پذیرش تفکر مبتنی بر ریسک، رویکرد فرآیندی و تصمیم‌گیری مبتنی بر شواهد است.

اینها اقدامات قابل واگذاری نیستند. یک ممیز خارجی انتظار دارد که با کسانی که سازمان را در بالاترین سطح مدیریت می کنند (یعنی "مدیریت عالی" شما) درباره رهبری بحث کند.

 

بخش 6: برنامه ریزی

بند 6 همه چیز در مورد برنامه ریزی است. اگر شما یک برنامه ریز طبیعی نیستید، این می تواند بسیار دلهره آور به نظر برسد! در واقع، این «اقدام پیشگیرانه» است که ممکن است شنیده باشید که در نسخه‌های قبلی ISO 9001 به آن اشاره شده است. تفاوت این به‌روزرسانی اخیر، ارتقای آن به ابتدای استاندارد بسیار نزدیک‌تر است (قبلاً به استاندارد مربوط می‌شد. پایان، مانند یک فکر بعدی).

اگر در ارزیابی خود از زمینه و نیازها و انتظارات طرف‌های ذینفع دقیق بوده‌اید، احتمالاً خطرات و فرصت‌های بالقوه کاملاً آشکار می‌شوند. شما به دنبال پاسخ به سوالات زیر هستید:

ما تلاش می کنیم تا چه چیزی را بدست آوریم؟

چه چیزی می تواند ما را از دستیابی به اهدافمان باز دارد؟

چگونه به این مسائل رسیدگی خواهیم کرد؟

چگونه می توان ریسک ها را به فرصت تبدیل کرد؟

فرصت ها چگونه می توانند به ما کمک کنند تا پیشرفت کنیم؟

چه کسی مسئول اعمال خواهد بود؟

تا چه زمانی باید اقدام کنیم؟

چگونه متوجه می شویم که آیا اقدامات ما مؤثر بوده است؟

 

بخش 7: پشتیبانی

بند 7 به منابع مربوط می شود. این امر در مورد افراد، زیرساخت ها و محیط به اندازه منابع فیزیکی، مواد، ابزار و غیره صدق می کند. همچنین تمرکز مجددی بر دانش به عنوان یک منبع مهم در سازمان شما وجود دارد. هنگام برنامه ریزی اهداف کیفی خود، توجه عمده به ظرفیت و توانایی فعلی منابع شما و همچنین منابعی که ممکن است نیاز داشته باشید از تامین کنندگان / شرکای خارجی تهیه کنید، خواهد بود.

 

بخش 8: عملیات

بنابراین، پس از تمام برنامه‌ریزی‌ها و ارزیابی ریسک، ما آماده‌ایم تا به مرحله «انجام» برویم. بند 8 همه چیز در مورد داشتن کنترل مناسب بر ایجاد و تحویل محصول یا خدمات شما است.

 

بخش 9: ارزیابی عملکرد

سه روش اصلی برای ارزیابی عملکرد یک QMS وجود دارد. اولی نظارت بر فرآیند و بازخورد مشتری، دومی از طریق ممیزی داخلی و سومی بررسی مدیریت است.

 

بخش 10: بهبود

همانطور که می دانیم، تمرکز اصلی ISO 9001:2015 رضایت مشتری است. با استفاده از دانش و شواهد جمع‌آوری‌شده از طریق نظارت و اندازه‌گیری مؤثر فرآیندها، گام بعدی ایجاد بهبودهایی برای افزایش رضایت مشتری است. اینها می تواند بهبود محصولات یا خدمات شما، روش ها و منابع مورد استفاده یا خود سیستم مدیریت کیفیت باشد.

پس از بررسی در طول ممیزی های داخلی و بررسی های مدیریتی که در حال اندازه گیری و نظارت بر موارد صحیح هستید، اکنون این فرصت شماست تا سیستم را به دلخواه خود تنظیم کنید. اگر مطمئن هستید که تمام نیازهای مشتری فعلی را برآورده می کنید، آیا اصلاحاتی وجود دارد که باید برای رفع نیازهای آینده انجام دهید؟ آیا زمینه هایی وجود دارد که بتوانید کارآمدتر باشید؟ شاید این موارد توسط ممیزی های داخلی شما برجسته شده باشد.

آیا اقدام اصلاحی در جلوگیری از عود مشکل موثر بوده است؟ اگر به دنبال یک راه حل کوتاه مدت بودید، اکنون زمان آن است که روی بهبودهای بلندمدت خود برای حل مشکلات کار کنید.

 

صفحه ما را در اینستاگرام دنبال کنید.